Većina alata svaku novu prijavu tretira isto: ekran dobrodošlice, listu za podešavanje, “reci nam nešto o svom poslovanju”. To je razuman podrazumevani pristup za osnivača koji se prijavljuje po prvi put. Za četvrtu osobu koja se pridružuje firmi koja već dve godine posluje, to je jednostavno pogrešno.
Želeli smo da znamo šta se zaista dešava kada se neko ko nije osnivač prvi put prijavi na već uhodan Craft11 nalog. Ne ono što smo se nadali da će se desiti. Ono što se stvarno prikaže na ekranu.
Šta smo izgradili ispod naizgled tihe funkcije
Pozivanje člana tima je pravi proces, ne privremeno rešenje: vlasnik ili administrator šalje poziv, sistem pravi pravog korisnika unutar naloga sa privremenom lozinkom koju treba ručno predati, a uloga te osobe, administrator, menadžer, terenski predstavnik, posmatrač, prava je strukturna činjenica od trenutka kad nalog postoji. Nije nagađanje koje Stark radi kasnije. Pravo polje koje odmah može da pročita.
Deaktivacija radi na isti pošten način, samo obrnuto. Prijava se odmah blokira. Ništa od njene istorije se ne dira: svaki zadatak, svaka beleška, svako zaduženje ostaje tačno tamo gde je bilo, ispravno pripisano toj osobi, jer brisanje tragova bivšeg saradnika iz dve godine istorije klijenata bilo bi samo po sebi svojevrsni gubitak institucionalnog pamćenja.
Šta se stvarno dešava kod njihove prve prijave
Novopozvani menadžer se prvi put prijavljuje. Ne pokreće se čarobnjak za podešavanje. Nema “hajde da podesimo faze tvog pipelinea”. Starkova prva poruka ovo ne tretira kao prvi dan, jer strukturno, za ovu firmu, to i nije. Umesto toga: stvarni brojevi pipelinea, šta je trenutno stvarno otvoreno, ko je za šta zadužen, prava orijentacija utemeljena na trenutnom stanju firme, ne generička tura praznih menija.
Zatraži da vidi stvarnu ponudu, spisak klijenata, aktivne projekte, i svaka od toga je prava navigacija u kojoj Stark opisuje šta je stvarno tamo, ne demo prolazak kroz uzorak podataka. Kontekst koji je osnivaču trebalo mesecima svakodnevne upotrebe da izgradi jednostavno je tu, prvog dana nekog drugog.
Rečenica koja je poentu izrazila bolje nego što bismo je mi mogli napisati
Tokom testiranja pitali smo Stark šta bi potpuno nov član tima trebalo da zna da bi se snašao. Na zrelom nalogu, njegov odgovor je imenovao stvarnog člana tima po imenu, naveo stvarno vreme uhodavanja od dva dana i završio rečenicom vrednom direktnog citiranja, jer je nije napisao čovek u marketinške svrhe, sistem ju je izgovorio dok je obavljao svoj stvarni posao:
“Riznica je razlog zašto uhodavanje traje otprilike dva dana umesto meseci.”
Ni broj ni rečenicu nismo napisali mi. Došli su od modela koji uživo čita stvarnu, nagomilanu istoriju firme i tačno opisuje čemu ta istorija zapravo služi.
Zašto je ovo važnije nego što zvuči
Uobičajena poruka za softver “institucionalnog pamćenja” usmerena je na osnivača: pamtićeš više, zaboravljati manje, raditi brže. Sve tačno, ali i nepotpuno. Prava cena nedokumentovanog poslovanja nije samo ono što osnivač zaboravi. To je ono što se svakom novom zaposlenom mora reći, lično, od nekoga čije vreme to košta, iznova i iznova, firma za firmom, zapošljavanje za zapošljavanjem.
Nova osoba koja uđe i dobije stvaran, aktuelan, tačan prikaz poslovanja bez da iko prekida sopstveni posao kako bi joj to objasnio nije rubna pogodnost proizvoda. To je isto ono kumulativno pamćenje od kog sopstvena pitanja osnivača postaju oštrija, samo isplaćeno nekom drugom, prvog dana, umesto zaključano onome ko ga je slučajno izgradio.